Código de conducta para proveedores de RAC
Introducción
Propósito
Este Código de Conducta para Proveedores (el ‘Código’) se aplica a todos los Proveedores (definidos a continuación) de RAC Mexico Operaciones S. de R.L. de C.V., y sus subsidiarias, afiliadas y divisiones (colectivamente, RAC) y se encuentra en concordancia con el Código de Ética de Proveedores emitida por nuestra empresa matriz Rent-A-Center Inc. RAC está comprometido a actuar de manera ética y responsable, y ha adoptado este Código para ayudar a reducir el riesgo de conductas ilegales y no éticas, al proporcionar una declaración clara de los altos estándares que RAC espera que sigan sus Proveedores. Si tiene alguna pregunta sobre este Código, comuníquese con el Comité de Ética y Conducta de RAC o con la Dirección Legal de RAC a las direcciones de correo electrónico que se señalan más adelante en el presente Código.
Quién está cubierto
Todos los proveedores, fabricantes, contratistas, prestadores de servicios, socios comerciales, agentes, distribuidores, consultores y/o cualquier otro tipo de persona física o moral que tenga cualquier tipo de relación comercial o preste cualquier tipo de trabajo o servicio (en conjunto, y junto con las afiliadas, subcontratistas, contratistas independientes y empleados de los ‘Proveedores’ anteriores) de RAC o cualquier otra parte de un contrato que incorpora este Código por referencia, se espera que cumplan con las expectativas y estándares establecidos en este Código.
Modificaciones y actualizaciones
Este Código puede modificarse ocasionalmente a exclusivo criterio de RAC. RAC proporcionará el Código actualizado al Proveedor o hará que la versión actual sea accesible a través de los medios o sitio digitales y oficiales de RAC.
Normas
Cumplimiento Legal
Los Proveedores deberán cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluidas todas las leyes, códigos, reglas y regulaciones locales, estatales, provinciales y nacionales aplicables en cualquier jurisdicción en la que dicho Proveedor haga negocios, así como todos los tratados y estándares internacionales aplicables (colectivamente, ‘ Leyes ‘). Los proveedores también deben cumplir con los estándares publicados para su industria.
Trato ético
Se espera que los proveedores compitan de manera justa por los negocios de RAC. Los proveedores no pagarán, solicitarán, ni recibirán sobornos, comisiones ilícitas, ni darán ni recibirán obsequios ni nada de valor para RAC, ni para ninguno de sus directores, funcionarios o empleados, ni para ningún tercero (incluido cualquier funcionario gubernamental), a cambio de negocios, oportunidades o para asegurar un beneficio o ventaja indebidos.
Se espera que los proveedores eviten todas las formas de corrupción. Independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren los Proveedores, se espera que cumplan con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero y cualquier ley aplicable similar.
Salud, seguridad y medio ambiente
Se espera que los proveedores proporcionen entornos laborales limpios, seguros y saludables que se centren en la prevención de accidentes y minimicen los riesgos para la salud. Los proveedores deberán cumplir con las leyes de salud, laborales y seguridad de los trabajadores aplicables.
Los proveedores deberán cumplir con todas las leyes ambientales aplicables y obtener y mantener los permisos ambientales y presentar los informes requeridos a tiempo. Se espera que los proveedores realicen sus operaciones de manera ambientalmente responsable y minimicen los impactos dañinos en las comunidades circundantes, incluso mediante el manejo y la eliminación adecuado de materiales peligrosos y el monitoreo, control y tratamiento de las descargas generadas por las operaciones.
Prácticas laborales y Derechos humanos
Se espera que los proveedores traten a sus empleados y contratistas con justicia, respeto y dignidad y promuevan un ambiente de trabajo seguro y saludable, libre de discriminación, acoso, trabajo forzoso, castigo corporal u otras formas de coerción física.
Los proveedores compensarán a sus empleados con salarios, contratos y beneficios en estricto cumplimiento con las leyes aplicables. Los proveedores deberán cumplir con todas las leyes aplicables que rigen las horas de trabajo máximas, el tiempo de vacaciones, registro ante autoridades se seguridad social, períodos de licencia y feriados, y proporcionar compensación por las horas extra y beneficios obligatorios de acuerdo con las leyes aplicables. Si dichas Leyes no abordan las horas de trabajo estándar, se espera que los Proveedores se aseguren de que las horas de trabajo no sean excesivas o injustas.
Los proveedores no utilizarán mano de obra infantil. El trabajo infantil se define para estos fines como el empleo de cualquier persona a cualquier edad menor que la edad mínima legal para trabajar en cualquier jurisdicción aplicable.
Los proveedores no discriminarán por motivos de raza, color, nacionalidad, género, religión, discapacidad, orientación sexual u otros factores similares en sus prácticas laborales.
Los proveedores respetarán el derecho de los empleados a asociarse, organizarse y negociar colectivamente libremente de acuerdo con las leyes aplicables.
Los proveedores solo emplearán trabajadores con autorización legal para trabajar y para asegurarse de que la autorización ha sido validada por la documentación legal correspondiente.
Los proveedores no impondrán restricciones a la terminación voluntaria de su empleo por parte de sus trabajadores, incluido el uso de períodos de preaviso excesivos o multas sustanciales por rescindir sus contratos laborales.
El proveedor permitirá que los trabajadores mantengan el control o tengan libre acceso a sus documentos de identidad, incluidos pasaportes y tarjetas de identificación nacionales.
Mantenimiento de registros y Controles Contables
Se espera que los proveedores mantengan libros, registros y cuentas financieros y operativos precisos, completos, transparentes y oportunos, y que mantengan un sistema de controles internos eficaces. Se espera que los proveedores mantengan todos los libros, registros y cuentas financieras de acuerdo con las leyes aplicables y los principios contables generalmente aceptados, incluida la documentación relacionada con la seguridad y la trazabilidad del material de origen.
Los proveedores y sus directores, funcionarios y empleados deberán cumplir con todas las leyes aplicables con respecto al uso de información privilegiada, incluidas las prohibiciones contra la compra o venta de valores o el asesoramiento (p. Ej., Dar propina) a otros para que compren o vendan valores en función de información material no pública relacionada con RAC.
Los proveedores deberán cumplir con todas las leyes aplicables que prohíben el lavado de dinero y emitirá los reportes requeridos o necesarios sobre cualquier transacción sospechosa.
Información confidencial y Propiedad intelectual
Los proveedores salvaguardarán la información confidencial de RAC manteniéndola segura (incluso después de que finalice la relación comercial de RAC y el Proveedor), y deberán limitar el acceso a la información confidencial de RAC a aquellos empleados que estrictamente necesiten conocerla para realizar sus tareas laborales. Los proveedores deben evitar la discusión de información confidencial en áreas públicas o en plataformas de redes sociales.
Los proveedores respetarán los derechos de propiedad intelectual de terceros y especialmente de RAC. Se espera que los proveedores informen inmediatamente a RAC de cualquier sospecha de infracción de la propiedad intelectual de RAC por parte de terceros, o de una posible
infracción por parte de RAC de los derechos de propiedad intelectual de otros.
Obsequios y entretenimiento
Se prohíbe a los directores, funcionarios y empleados de RAC a aceptar cualquier forma de obsequio, favor o entretenimiento, si obliga o parece obligar al destinatario o influye de otra manera en cualquier decisión comercial. Los proveedores no ofrecerán a los directores, funcionarios, empleados de RAC ninguna forma de obsequio, favor o entretenimiento que viole esta prohibición y nunca ofrecerán a los directores, funcionarios o empleados de RAC obsequios en efectivo o equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo. Esta disposición se suma y no sustituye a cualquier política de obsequios y entretenimiento que RAC pueda promulgar. En caso de conflicto, se aplicará la política más restrictiva, siempre que se notifique al Proveedor.
Conflictos de interés
Se espera que los directores, funcionarios y empleados de RAC actúen en los mejores intereses de RAC y no tengan ningún interés privado o particular con ningún Proveedor que pueda entrar en conflicto o parecer estar en conflicto con esa obligación. Los proveedores revelarán a RAC cualquier relación que pueda tener con un director, funcionario o empleado de RAC (o miembros de la familia o amigos personales cercanos de los anteriores) que dé la apariencia de, o pueda representar, un conflicto de intereses.
Controles comerciales; Minerales de conflicto; Terrorismo
Los proveedores deberán cumplir con todos los controles de exportación, sanciones económicas y leyes anti-boicot aplicables a su trabajo con y para RAC.
Los proveedores deberán tener una política para prevenir el uso de materiales obtenidos de forma ilegal y poco ética. (por ejemplo, minerales provenientes de minas controladas por grupos armados, fibras provenientes de la tala en áreas forestales de alto valor de conservación o áreas prohibidas). Como parte de, o además de, dicha política, los Proveedores deberán tener una política de minerales conflictivos y establecer sistemas confiables para asegurar que el tantalio, estaño, tungsteno y oro (colectivamente 3TG) en los productos, piezas, componentes y / o materiales que fabriquen o suministren a RAC (colectivamente, ‘productos suministrados a RAC’) no financien, ni beneficien directa o indirectamente a grupos armados que son perpetradores de graves abusos de derechos humanos en la República Democrática del Congo, un país vecino o cualquier otro país o región. Los proveedores deberán realizar auditorías y controles sobre el origen y la cadena de custodia de 3TG en los productos suministrados a RAC y pondrán sus medidas de control debido a disposición de RAC cuando las solicite. Los proveedores también responderán con prontitud a las solicitudes de información de RAC con respecto a los resultados de su auditorias y controles, incluidos, entre otros, el país de origen o las fundiciones y refinamiento de 3TG en los productos suministrados por RAC.
Los proveedores deberán confirmar que ni ellos, ni ninguno de sus directores, funcionarios o empleados están incluidos en ninguna lista de terroristas u organizaciones terroristas compilada por el gobierno de los Estados Unidos o cualquier otro organismo nacional o internacional, incluidos, entre otros:
Lista de ciudadanos especialmente designados del Departamento del Tesoro de EE. UU.
Lista de exclusión de terroristas del Departamento de Estado de EE. UU.
La Lista de las Naciones Unidas de conformidad con la Resolución 1390 (2002) del Consejo de Seguridad y los Párrafos 4 (B) o la Resolución 1267 (1999) y 8 (C) de la Resolución 1333 (2000); y La Lista de la Unión Europea por la que se aplica el artículo (2) (3) del Reglamento (CE) nº 2580/2001 sobre medidas restrictivas específicas dirigidas contra determinadas personas y entidades con miras a combatir el terrorismo.
Instalaciones
El Proveedor deberá obtener y mantener permisos de zonificación válidos según lo requiera la ley aplicable. El Proveedor revelará el uso de toda la actividad de subcontratación, debiendo contar con documentos firmados en los cuales se estipule las subcontrataciones, así como los términos y condiciones de la misma y no utilizará las instalaciones subcontratadas sin la autorización previa de RAC.
Conformidad; Evaluaciones; Renuncia
El incumplimiento por parte de cualquier Proveedor de cualquiera de estas expectativas y estándares requerirá que el Proveedor tome medidas inmediatas para corregir la deficiencia y puede resultar, a discreción exclusiva de RAC, en la terminación del contrato (s) entre la RAC y el Proveedor. Se espera que los proveedores cooperen con RAC y permitan que RAC o su designado, realice auditorías para verificar el cumplimiento de este Código u otras certificaciones requeridas. En caso de que se identifique cualquier deficiencia como resultado de dicha auditoría, el Proveedor deberá tomar las medidas necesarias de inmediato para corregir cualquier deficiencia a satisfacción de RAC. Ninguna acción o inacción de RAC se interpretará como una renuncia a cualquier derecho contenido en este documento o la aplicabilidad de este Código a cualquier otro Proveedor.
Informes de inquietudes
Cualquier pregunta, duda, inquietud o sospecha que algún Proveedor haya violado este Código o se haya involucrado en una conducta ilegal o inapropiada, debe informarse de inmediato a RAC comunicándose con el Comité de Ética y Conducta de RAC al correo [email protected] o con la Dirección Legal de RAC al correo electrónico [email protected]. Los proveedores deberán brindar la asistencia a RAC en la investigación de cualquier inquietud que involucre a RAC o un Proveedor. Debido a que las políticas y el Código de Ética y Conducta de RAC prohíbe las represalias contra cualquier persona que informe cualquier inquietud relacionada con una violación de este Código, por favor, informe de inmediato sobre cualquier sospecha de represalia que considere que haya sido objeto.
Solicitud
Este Código es una declaración general de las expectativas de RAC con respecto a sus Proveedores y es adicional, no reemplaza, a las obligaciones del Proveedor según lo establecido en cualquier solicitud de propuesta, orden de compra, contrato u otra solicitud o cualquier acuerdo entre RAC y un Proveedor. En el caso de cualquier conflicto entre este Código y cualquier orden de compra, contrato, solicitud de propuesta, solicitud o acuerdo aplicable, los términos de dicha solicitud de propuesta, solicitud o acuerdo aplicable regirán sobre el presente Código.
